ОБЩИНА ИСКЪР

РИ 02-01

1. Общи условия

Настоящата работна инструкция описва процеса на предварителен контрол при поемане на задължение. Тя се прилага за всички задължения в общината . Процесът на поемане на задължение предшества всяко извършване на разход. Изключение правят разходите за електроенергия, телефон, В и К,заплати и осигуровки , при които се прилага само процедурата за предварителен контрол преди извършване на разход  (ОП 02-02).

На разходите за командировки на служителите се прави предварителен контрол само на командировани служители, със заповед за командировка за повече от един ден (участие за обучение,семинари и други).

2. Ход на процеса и разпределение на задълженията

Процес

Дейност

Отговорник

Документи

1. Установяване на

    потребност от средства

• Секретаря на общината,Кметовете на кметства,Директори на училища и детски градини,Директори на дирекции,Главния счетоводител на общината ,Управителя ДСП,Главния механик и монтьор БКС, на основата на определения бюджет събират исканията на съответните звена,които са на тяхно подчинение.
• Секретаря на общината,Кметовете на кметства,Директори на училища и детски градини,Директори на дирекции,Главния счетоводител на общината ,Управителя на ДСП, Главния механик и монтьор БКС ,правят оценка на целесъобразността на вида и размера на исканите средства.

• Старши специалист”Архивар и домакин”в общинската администрация,Младши експерт /Главен специалист/ в кметствата,Домакините в училищата и детските градини,Домакина в ДСП,Домакина в БКС,изготвят обобщена заявка за поемане на задължения, по утвърдения образец като прилагат към нея всички необходими съпроводителни документи, които могат да послужат като информация за оценка на потребността.

Секретаря на общината,

Кметовете на кметства

,Директори на училища и

детски градини,

Директори на дирекции,

Главния счетоводител на общината ,Управителя ДСП, Главния механик и монтьор БКС

Старши специалист”Архивар и домакин”в общинската администрация,Младши експерт /Главен специалист/ в кметствата,Домакините в училищата и детските градини,

Домакина  в ДСП,

Домакина в БКС

Искания в свободен текст

Заявка

ДОК 02-01-01;

2. Заявяване на

    потребността от

    средства

• Старши специалист”Архивар и

домакин”в общинската администрация,

Младши експерт /Главен специалист/ в кметствата,

Домакините в училищата и детските градини,

Домакина  в ДСП,

Домакина в БКС представят заявката за поемане на задължение на  упълномощено лице да извършва предварителен контрол

•  Упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата извършват формална проверка на заявката за комплектованост и пълнота. Неокомплектовани или непълни заявки не се приемат  за регистриране.

• След проверка за комплектованост , упълномощените лице в общинската администрация,кметствата и училищата отбелязват (регистрират) приемането на заявката в дневник на заявките.

Старши специалист

”Архивар и

домакин”в общинската администрация,

Младши експерт /Главен специалист/ в кметствата,

Домакините в училищата и детските градини,

Домакина  в ДСП,

Домакина в БКС .

упълномощено лице

упълномощено лице

ДОК 02-01-01;

Дневник на заявките,

ДОК 02-01-01

Дневник на заявките

3. Предварителен контрол     при поемане на задължение

• Упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата   извършва проверка за компетентност на лицето поискало поемането на задължението. При несъот-ветствие действа съгласно РИ 02-04 “ Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис в ДОК 02-01-01;

• Упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата извършват проверка за аритметична вярност. При несъответствие действа съгласно РИ 02-04 “ Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис;

• Упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата извършват проверка за съответствие на задължението с бюджетните параграфи. При несъответствие действа съгласно РИ 02-04 “ Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис в ДОК 02-01-01;

• Упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата извършват проверка за наличие на бюджетен кредит. При несъответствие действа съгласно РИ 02-04 “ Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис в ДОК 02-01-01;

• Юрисконсулт в общинската администрация и упълномощено лице в кметствата и училищата извършва проверка за необходимостта от процедура по ЗОП  (ДОК 02-01-01);

упълномощено лице

упълномощено лице

упълномощено лице

упълномощено лице

Юрисконсулт

упълномощено лице

ДОК 02-01-01

ДОК 02-01-01

ДОК 02-01-01

ДОК 02-01-01

ДОК 02-01-01

• след извършване на всички контроли

заявката, заедно с придружаващите документи, се предава на упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата ;

• упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата изразяват писменото си становище по заявката за поемане на задължение и извършване на разход в ДОК 02-01-01;

• При положително становище заявката се представя на кмета/директора/ за  валидиране;

• При отрицателно становище на упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата, заявката за поемане на задължение се представя на кмета за  становище;

• Кметът изразява писмено становището сие, при несъгласие с мнението на лицата упражняващи предварителен контрольор върху заявката – ДОК 02-01-01;

•  При отрицателно становище от страна на кмета/директора / задължение не се поема и документите се връщат на упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата за архивиране;

• При положително становище от страна на кмета/директора/, независимо от становището на упълномощените  лица в общинската администрация,кметствата и училищата,заявката се счита за потвърдена (валидирана) и се предава в счетоводството за изпълнение.

Упълномощено лице

Упълномощено лице

Упълномощено лице

Упълномощено лице

         Кмет

/Директора/

Упълномощено лице

на Кмета

/Директора/

Упълномощено лице

на Кмета

/Директора/

ДОК 02-01-01

ДОК 02-01-01

5. Обработка на заявките

• Упълномощеното лице уведомява заявителя за становището по заявката;

• При отрицателно становище заявката се архивира в досие “Архив невалидирани (неодобрени) заявки”

• При положително становище по заявката, отговорният служител проверява дали задължението надхвърля 15000 лв.;

• Ако задължението превишава 15000 лв. действа съгласно РИ 02-03 “Съставяне на досие на задължение/разход”;

• При положително становище и размер на задължението под 15000 лв, оригиналът на заявката се класира в досие “Открити заявки”, а копие от него се предава на заявителя;

• При положително становище и необходимост от процедура по ЗОП, копие от заявката се предава на компетентните лица за задействане на съответната процедура;

Упълномощено лице

на Кмета

/Директора/

Упълномощено лице

Упълномощено лице

Упълномощено лице

Упълномощено лице

Упълномощено лице

досие “Архив невалидирани заявки”

досие “Открити заявки”

3.1. Проверка за целесъобразност на вида и размера на исканите средства. Проверката за целесъобразност се извършва от ръководителите на съответните бюджетни дейности  и директорите на дирекции, които събират и обобщават заявките от поверените им звена/дирекции. Проверката за целесъобразност включва дали исканите средства отговарят на нормалното протичане на дейността в звената; дали съответстват на целите и приоритетите на общината; съобразени ли са с утвърдените разходи; има ли предвидени средства по утвърдените им бюджети;

3.2. Формална проверка за окомплектовка на заявките. Тази проверка се извършва от упълномощени лица да извършват предварителен контрол. Тя включва наличие на всички реквизити по заявката; наличие на всички необходими съпроводителни документи към заявката.

3.3. Проверка за компетентност на лицето, което ще поема задължението. Тази проверка се извършва от  упълномощените лица да извършват предварителен контрол. Тя включва проверка за това дали лицето, което ще поема задължението има съответните правомощия съгласно организационната структура на общинската администрация. Правомощията включват право да се разпорежда с активи; право да извършва разходи за сметка на общината.

3.4. Проверка за съответствие на задължението с бюджетните параграфи. Тази проверка се извършва от упълномощено лице да извършва предварителен контрол. Тя включва проверка дали задължения от този вид са включени в бюджетните параграфи за текущата година; дали конкретното задължение е предвидено в съответните бюджетни параграфи за текущата година.

3.5. Проверка за наличие на бюджетен кредит. Тази проверка се извършва от упълномощено лице да извършва предварителен контрол.Тя включва проверка дали за размера на исканото задължение има наличие на средства по бюджетния параграф за съответния период.

3.6. Проверка за аритметична вярност. Тази проверка се извършва от упълномощено лице да извършва предварителен контрол. Тя включва проверка дали посочените в заявката суми и стойности са правилно изчислени.

3.7. Проверка за необходимост от процедура по ЗОП. Тази проверка се извършва от  юрисконсулт в общинската администрация и упълномощените лица в кметствата и училищата да извършват предварителен контрол  в съответствие с изискванията на законодателството за разкриване на процедури за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки, когато сумите по еднотипните заявки надвишава определената в закона минимална сума, над която е необходимо разкриване на съответна процедура за възлагане.

  З А Я В К А

     за поемане на задължение

№ …………/……………2008 г.

Дейност

Параграф

Вид на задължението

№

Наименование

Мярка

Количество

Единична цена

Стойност

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Всичко:

       Проверка за съответствие:

1.

ДА

НЕ

(име, подпис)

2.

(име, подпис)

3.

(име, подпис)

4.

(име, подпис)

5.

(име, подпис)

2.Не може да бъде поето задължение по следните причини:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Дата: ………………..                                                    Предварителният контрол е извършен от: …………………………

                                                                                                                                                                  / име,подпис /

Дата: ………………..                                                                                          Кмет/Директор /:……………………………..

ОБЩИНА ИСКЪР

ДОК  02-01-01

Длъжност, звено

Дейност

Кмет на община

Секретар на община

Директри на дирекци

Главен счетоводител

Упълномощено ллице за предварит. контрол

Старши специалист „Архивар и домакин”

Директори, ръководители на звена

Домакини на звена

С

С

С

О

С

О

О

о

О

К

К

К

К

К

р

Длъжност, звено

Дейност

Кмет

Главен специалист /Младши експерт /

Упълномощено лице

Директор на ЦДГ

Домакин на ЦДГ

О

С

С

О

О

о

К

О

К

к

к

К

Р

О

О

Длъжност, звено

Дейност

Директор

Упълномощено лице

Домакин

С

О

О

К

О

К

К

К

К

Р

О

О

ОБЩИНА ИСКЪР

РИ 02-02

Извършване на разход

1. Общи условия

Настоящата работна инструкция описва процеса на предварителен контрол при извършване на разход. Тя се прилага за всички разходи в общината  . Всяко извършване на разход се предшества от поемане на задължение. Изключение правят разходите за електроенергия, телефон, В и К,заплати и осигуровки,разходите за транспортни разходи на пътуващите служители и разходите за командировки на служителите до един ден .

Всички разходи на които е направен предварителен контрол,чрез Заявка за поемане на задължение и се изпълняват от подотчетни лица чрез служебни аванси,не се извършва предварителен контрол за извършване на разход,чрез Искане за извършване на разход.Разходите за командировки на служители за един ден (пътни и за храна) се изплащат без Искане за извършване на разход.

2. Ход на процеса и разпределение на задълженията

Процес

Дейност

Отговорник

Документи

1. Заявяване на

    разход

• Ръководителите на бюджетни дейности  и директорите на дирекции изготвят искане за извършване на разход.

• Всяко искане трябва да отговаря на утвърдена заявка за поемане на задължение.

• Всяко искане се комплектова с всички необходими съпроводителни документи (договори, фактури и др.), при заявителя.

• Ръководителите на бюджетни дейности  и директорите на дирекции представят искане за извършване на разход на упълномощеното лице да извършва предварителен контрол.

• Упълномощеното лице да извършват предварителен контрол извършва формална проверка на искането за окомплектованост и пълнота.

• Неокомплектовани или непълни заявки не се приемат за регистриране.

• След проверка за окомплектованост и пълнота упълномощеното лице отбелязва (регистрира) приемането на искането в дневник.

Ръководители бюджетни дейности,

Директори на дирекции

Ръководители бюджетни дейности,

Директори на дирекции

Ръководители бюджетни дейности,

Директори на дирекции

упълномощено лице

упълномощено лице

упълномощено лице

ДОК 02-02-01

ДОК 02-01-01

ДОК 02-02-01

ДОК 02-02-01

ДОК 02-02-01

дневник

2. Предварителен контрол при извършване на разход

• Упълномощеното лице извършва проверка за съответствие на разхода с поетото задължение. При несъответствие действа съгласно РИ 02-04 “ Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис в ДОК 02-02-01;

• Упълномощеното лице извършва проверка за компетентност на лицето, разпоредило извършването на разхода. При несъответствие действа съгласно РИ 02-04 “ Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис в ДОК 02-02-01;

• Главния счетоводител на общината,Старши /младши/специалист”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводители на училища извършват проверка за съответствие, вкл. аритметична вярност на първичните документи. При несъответствие действа съгласно РИ 02-04 “Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис в ДОК 02-02-01;

• Главния счетоводител на общината,Старши /младши/специалист”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводители на училища извършват проверка за съответствие на разхода с изискванията на нормативните актове, вкл. по ЗОП. При несъответствие действа съгласно РИ 02-04 “ Действие на упълномощените лица да извършват  предварителния контрол”. При съответствие отбелязва проверката чрез полагане на подпис в ДОК 02-02-01;

упълномощено лице

упълномощено лице

Главния счетоводител на общината,Старши /младши/

специалист”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводители на училища

Главния счетоводител на общината,

Старши /младши/специалист”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводители на училища

ДОК 02-02-01

ДОК 02-02-01

ДОК 02-02-01

ДОК 02-02-01

3. Валидиране на разхода

• След извършване на всички контроли искането, заедно с придружаващите документи, се предава на упълномощеното лице за извършване на предварителен контрол;

• Упълномощеното лице изразява писменото си становище по искането за извършване на разход в ДОК 02-02-01;

• При отрицателно становище на упълномощеното лице, искането за извършване на разход се представя на кмета/директора/ за становище;

• При положително становище искането за извършване на разход се представя на кмета/директора/ за становище;

• Кметът/директора/ изразява писменото си възражение при несъгласие със становището на упълномощеното лице върху искането (ДОК 02-02-01);

• При отрицателно становище от страна на кмета/директор /, разходът не се извършва;

• При положително становище от страна на кмета/директора /, искането се предава в счетоводството за изпълнение.

упълномощено лице

упълномощено лице

упълномощено лице

упълномощено лице

Кмет

/Директор/

Кмет

/Директор/

Сътрудник на Кмета

/Директора/

ДОК 02-02-01

ДОК 02-02-01

ДОК 02-02-01

4. Обработка на исканията за извършване на разход

• При отрицателно становище искането  се предава на упълномощеното лице за архивиране в досие “Невалидирани (неразплатени) искания”;

• При положително становище , оригиналът на искането се класира в досие “Открити искания” до извършване на плащането;

• При положително становище плащането се извършва по реда за извършване на плащанията, съгласно вътрешните нормативни документи на общината;
• След извършване на плащането исканията се архивират към счетоводните документи.

упълномощено лице

Главния счетоводител на общината,

Старши /младши/специалист”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводители на училища

Досие

“Невалидира

ни искания”

Досие “Открити искания

3. Описание на контролите

3.1. Проверка за комплектоване на документите за разход. Проверката се извършва от ръководителите на бюджетни дейности и директори на дирекции, които събират и обобщават документите за разход. Проверката за комплектоване на документите включва дали са представени всички свързани с разхода първични документи; дали първичните документи отговарят на изискванията;

3.2. Формална проверка за наличие на реквизити по искането и първичните документи. Тази проверка се извършва от  упълномощеното лица да извършват предварителен контрол. Тя включва наличие на всички реквизити по искането; наличие на всички необходими съпроводителни документи и реквизитите по тях.

3.3. Проверка за съответствие на разхода с поетото задължение. Тази проверка се извършва от  упълномощеното лица да извършват предварителен контрол. Тя включва има ли утвърдена (валидирана) заявка за поемане на задължение; дали има съответствие между сумите по заявката и искането.

3.4. Проверка за компетентност на лицето, което е разпоредило разхода. Тази проверка се извършва от  Главния счетоводител на общината,Старши /младши/ специалист”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводителите на училища. Тя включва проверка за това дали лицето, което е разпоредило разхода има съответните правомощия съгласно организационната структура на общината/кметството/училището.

Правомощията включват право да представлява общината/кметството/училището/; право да се разпорежда със активи; право да извършва разходи за сметка на общината/кметството/училището.

3.5. Проверка за съответствие на първичните документи, вкл. аритметична вярност. Тази проверка се извършва от Главния счетоводител на общината,Старши експерт/специалист/”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводителите на училища. Тя включва дали първичните документи съответстват на изискванията; дали посочените в искането и съпроводителните към него първични документи суми и стойности са правилно изчислени.

3.6.  Проверка за съответствие на искането с изискванията на нормативните актове. Тази проверка се извършва от Главния счетоводител на общината,Старши /младши/специалист”Бюджет и счетоводство”в кметствата и счетоводителите на училища.. Тя включва проверка дали видът и размерът на разхода отговарят на изискванията на вътрешните и външните нормативни актове; дали са спазени изискванията на ЗОП.

                                                                                                                                                              Кмет

                                                                                                                                                   /Директор /

………………………………….

                                                                                                                                                        (име, подпис)

ОБЩИНА ИСКЪР

ДОК 02-02-01

И С К А Н Е

за извършване на разход

Изготвил

Заявител:

…………………………

Приел:

                               (име, подпис)

(име,подпис)

Вид на искането

№

Изпълнител/доставчик

Първичен документ

Сума

Бюджетен параграф

Заявка за задължение

(идентификатор)

Проверка за съответствие:

1.

Съответства ли разходът с поетото задължение

ДА

НЕ

……………………….

(име, подпис)

2.

……………………….

(име, подпис)

3.

……………………….

(име, подпис)

4.

……………………….

(име, подпис)

В резултат на извършения предварителен контрол считам:

2.Не може да бъде извършен разхода по следните причини:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Дата: ……………………                                                        Предварителния контрол е извършен от: ……………………..

                                                                                                                                                                     / име,подпис /

Становище на Кмета /Директора / при отрицателно становище на предварителния контрол:

Дата: ………………………..                                                                                     Кмет/Директор/: ……………………………….

                                                                                                                                                                 / име,подпис /

ОБЩИНА ИСКЪР

РИ 02-03

1. Общи условия

Досие за задължение/разход се съставя за всяко поето от общината задължение по ЗОП и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

2. Ход на процеса и разпределение на задълженията

Процес

Дейност

Отговорник

Документи

1.  Откриване на досието

• При валидиране на всяка заявка за поемане на задължение или искане за разход се проверява необходимостта за откриване на  досие.
•  Постъпилите заявки за поемане на задължение или искания за разход се отбелязват в контролен лист, който описва движението на документите, свързани с него и мястото, на което те се намират.

Упълномощено лице

ДОК 02-01-01;

ДОК 02-02-01;

ДОК 02-03-01.

2.  Водене на досието

• Ако задължението/разхода не е еднократно, след пристигане на всяка нова заявка за поемане на задължение/разход, което е свързано с него заявката/искането се поставя в досието и се отбелязва в контролния листа.

Упълномощено лице

ДОК 02-01-01;

ДОК 02-02-01;

ДОК 02-03-01.

3.  Закриване и съхранение на досието

• След осъществяване на плащането свързано с поемането на задължението/разхода, досието се закрива;

• При последователни, свързани задължения/разходи досието се закрива след изплащане на последното задължение/разход
• Досието се съхранява в архива на района съгласно вътрешния правилник за документооборота.

Упълномощено лице

ДОК 02-03-01

3. Съдържание на досието

ОБЩИНА ИСКЪР

РИ 02-04

Действия на упълномощените лица при предварителния контрол

1. Общи условия

2. Ход на процеса, разпределение на задълженията и срокове

Действие

Описание

Отговорно лице

Документ

Със заповед на Кмета общината,Кмета на кметството,Директора на училището се определя лице от общинската администрация,кметството и училището, които ще извършват предварителния контрол.

Кмет на община,Кмет на кметство, Директор

Упълномощено лице

ЗФУКПС, Указания за осъществяване на предварителен контрол на МФ,

Кмет на община,Кмет на кметство, Директор

Упълномощено лице

ЗФУКПС, Указания за осъществяване на предварителен контрол на МФ,

разбиране от упълномощеното лице за за-коносъобразност

• Проверки на документи по СФУК, а при необходимост и на оригинални документи и данни, включително и електронни, свързани с поемането на дадено задължение и/или извършване на даден разход;
• Извършване, по негова преценка, на проверки на място с цел потвърждаване или отхвърляне на доказателства за функциониране на СФУК или законосъобразността на дадено задължение/разход.

ОП 02-01

ОП 02-02

РИ 02-01

РИ 02-02

РИ 02-03

Упълномощено лице

ДОК 02-04-01

• одобрение на задължението/разхода;
• отказ за одобрение на задължението/разхода.

Упълномощено лице

ЗФУКПС, Указания за осъществяване на предварителен контрол на МФ,

Упълномощено лице

ДОК 02-01-01

ДОК 02-02-01

Упълномощено лице

РИ 02-01

РИ 02-02

ДОК 02-01-01

ДОК 02-02-01

Кмет на община,Кмет на кметство, Директор

Упълномощено лице

РИ 02-01

РИ 02-02

ДОК 02-01-01

ДОК 02-02-01

Упълномощено лице

ДОК 02-01-01

ДОК 02-02-01